早嶋です。
『人手が余っている組織こそ、人手が不足していると表明する』。ある経営者と話しをしていた時の我々の大胆な結論です。人手が不足している組織は、10年前の仕事の進め方と今の仕事の進め方が変わっていないのです。
○紙での申請業務等々
○3つ以上の判子の連打
○複数事業部でそれぞれ別のシステムが混在している
○週報、月報などを部長がコピペして事業部長に提出
○PCの持ち帰り制限が過度に強すぎて結局リモート出来ない
○上司の航空券等のチケットアレンジを未だに部下が行う
○議事録の提出に終了後3日以上もかけている
○「あの資料どこだっけ？」が必ず何処かで聞こえてくる
一方、人手が不足している組織は、業務の流れや仕組みそのものをゼロベースで見直さなければ、そもそも顧客対応が出来ません。従って、業務の合理化、効率化、IT化をせざるを得ない状況にあります。また、本来自分たちが行う必要がない仕事は、どんどん外に出すか、標準化して人手がそもそもかからない仕組みに変えています。
が、これは1日で出来る作業ではありません。IT元年の2000年頃から、徐々に構想をはじめ、2007年のスマート革命頃から中小企業でも投資が追いつく金額で合理化が進められるようになりました。それでも、お金が無いのでITゼネコンに丸投げすることなく、自分たちの業務を自分たちで棚卸しし、標準化をあれこれ考える中で組織の意識が徐々に変わっていくのです。10年程度かかった今、たしかに少ない人数でも10年前の数倍以上の仕事効率が出来上がっているのです。
大企業や人手が余っている企業は、なんかあれば丸投げか、余っている人が普段仕事をしていないので、切羽詰まれば普通にこなす。ということで、10年たっても20年たっても何も変わらないままなのです。
そう、人材不足を富めたければ、人を雇うのをストップする。或いは極端に人数を減らすと良いのです。マレーシアに住んでいる学友が昔から言っています。金持ちは考えない。貧乏だから考える。結果的にぬくぬくした環境では、打ち手を知っていても行使しないのです。
