高橋です
毎月この１か月間にお会いした人、会社の中から、私が選ぶ The most impressive Meeting（最も印象に残る出会い）を皆様にご紹介してまいります。
今月のテーマは「こんな時こそ変化のチャンス」です。
皆さんの会社では、コロナウィルスの影響で働き方を変えざるを得なかったという方がいらっしゃるのではないでしょうか。大企業では在宅勤務を一気に取り入れたところもあるようですが、中小企業ではそう簡単にいかないこともあると思います。
そんな中小企業の方々に今回ご紹介するのは、サイボウズ株式会社のkintone(キントーン) https://kintone.cybozu.co.jp/という業務改善プラットフォーム（アプリ）です。先日説明会に参加し開発者ライセンスを取得しましたのでその内容も含め、特に中小企業が導入した場合のメリットをご紹介します。
キントーンは、ネット上（クラウド）に社員が集まって一緒に仕事ができる広場を作るようなイメージを私はしています。なので在宅勤務でも、社員同士がリアルで顔を合わせずネット上でお互いに仕事のやり取りや情報共有をしたり、サポートしながら共同作業を効率よくすることができます。仕事の効率が上げるということは、会社にとっては売上や利益が増える仕組みが手に入るということです。
しかも、後ほど説明しますが、
『自社に合わせて自分で簡単にカスタマイズできる』
『導入しやすい価格』
という中小企業にとっては嬉しい特徴があります。
キントーンの機能と特徴を順番に説明していきます。
キントーンでできることは、大きく４つ有ります。
➀バラバラだったデータやファイルを1か所にまとめることができます
データやファイルをネット上の１か所に保管し共有できるので、各人がどこにいても必要なデータやファイルを使うことができます。
例えば、各営業マンが自分の手帳やパソコンに持っている顧客情報をキントーンにあげておけば、チームで共有し作戦を練ることもできます。また顧客対応もチームでできるのでヌケモレを防ぐこともできます。担当者が病気で休んでいても大丈夫というわけです。
②お互いの仕事を見える化することで全体像がわかる
今、誰がどんな作業をしているのか進捗状況を共有できるので、マネジメントもサポートもチームで行えます。日報や報告書も一元管理できるので、組織全体の状態が見えます。
そしてプロジェクトの進捗状況や今月の売上結果などのデータは、誰でも簡単に表やグラフにして出力することができますので、わかりやすく現状を把握できます。
③メンバー全員が使いやすい
スマートフォンにあるような見慣れたアイコンが並び、操作もマウスでクリックやボタンを選んで入力できます。文字を打ち込むのもワードやエクセルと同じ感覚です。誰でもすぐ使える操作性は、ITや新しいモノに対するアレルギーを持っている社員にも受け入れられやすいはずです。
キントーンにはLINEのような社員同士がメッセージのやり取りをするツールがあります。時と場所を選ばず会話ができるので出社しなくてもコミュニケーションできるし、報告だけの会議ならわざわざ集まる必要がなくなるでしょう。
④いつでもどこでも仕事できる
ネットにつながれば、パソコンでもスマホでもタブレットでもどこでも操作できます。今のような状況でも家で仕事ができますし、上司への報告やチームとの共有、ミーティング、日報や申請書の提出もできます。
まだまだできることはあるのですが、このような機能を備えたキントーンの最大の特徴は先ほど述べた『カスタマイズ』と『価格の安さ』です。
『カスタマイズ』
キントーンには業務に必要なアプリが100個以上準備されています。一例を挙げると、顧客リスト、商品見積書、クレーム管理、タイムカード、物品購入申請、製品評価箱、販促在庫管理などなど、営業、総務、人事、開発、広報その他各部署で必要なアプリを選んで使用します。
そしてアプリの中身を自社の使い勝手の良いようにカスタマイズすることができます。例えば顧客リストで顧客を分類したい時に、男女別、地域別、自社商品○○を買った人、購入履歴別など自社にとって必要な項目を追加したり新たに作ることができます。プログラミング知識のない私でもできますので、誰でも簡単にできます。
この手のシステムは自社に合わせてカスタマイズしようとすると、メーカーに依頼しなければならず高額になることが多いです。大企業ならいざ知らず、コストを掛けたくない企業の場合はシステムに自社が合わせなければならないという本末転倒なことが起きがちです。高いシステムを買っても使うのは現場の社員なので、彼らが使いにくいと感じたら運用されずお荷物になってしまう例は枚挙にいとまがありません。
『価格の安さ』
直接比較はできませんが、データ共有をしたり業務管理をするシステムは一式数百万円するモノがざらに有ります。しかし中小企業が初めて導入するには少々敷居が高いのではないでしょうか。そのようなシステムは先ほどのカスタマイズやメンテナンスにまたお金がかかるモノもあります。
その点キントーンはユーザー1人当たり月額780円か1500円の2コースです（詳細はホームページ等でご確認ください）。社員が働きやすく効率が上げるとすれば、コストパフォーマンスの観点からも気軽に投資してみる価値があると私は思います。
日経産業新聞によると、マイクロソフトの協業アプリ「Teams」は3月中旬の1週間で世界全体の利用者が4割近く増え、「スラックス」は利用量が2割伸びたそうです。外出制限のため在宅勤務が広がっている現状を表しています。日本だけでなく働き方が変化していますね。
今回ご紹介したキントーンは一例ですが、このシステムが役に立つと思える顧客企業にはお勧めしたいと思っています。業務の効率化を進めることは企業にとって継続的に行わなければならない課題ですが、加えて多様な働き方や働くことに対する価値観の変化に対応できない企業は今後存在が危うくなるのではないでしょうか。今回のコロナショックで私を含め多くの方の意識が変わったはずです。
変化に対応するためにシステムでまかなえる部分は積極的に取り入れるべきです。今までムリと思っていたことが、「案外できるぞ」と思える手段の一つの例えがキントーンだと思います。
私自身が会社に毎日出社してムダに時間を使うよりいつでもどこでも自分で決めて働くことを選んできたので、そんな自由な働き方が好きなんでしょうね。
最も強い者が生き残るのではなく、最も賢い者が残るのでもない。唯一生き残るのは変化する者である。（by チャールズ・ダーウィン）
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