高橋です。
私がコンサルティングをしている『営業プロセス研修』のエッセンスを、毎回お伝えしています。
今回のテーマは「わかりやすい『伝え方』の３つのポイント」です。プライベートでも仕事においても、「なんでわかってくれないかなぁ～」とか、逆に「何を言いたいのかさっぱりわからない」などコミュニケーションでストレスを感じることがあると思います。そこで小暮太一著「伝え方の教科書」（WAVE出版）から、わかりやすく「伝える」ために大切なことを私流に３つのポイントにまとめてみました。「よくわかった！」となれば幸いです（笑）。
まず前提として、人が「わかった」という状態にはどのような条件が必要でしょうか。➀把握➁納得➂再現です。➂再現とは、相手の話しを聞いて自分ひとりで思い出して「こういうことだった」と再現できる状態のことです。この３つが揃うように伝えることが、わかりやすく伝える目標です。
相手がこの状態になるように伝えるための3つのポイントは、
➀自分の中で「結論」を明確にしておく→「誰に」「何を」伝えたいのか？
➁話しを正しい順番で組み立てる→テンプレップの法則
➂相手に合わせた表現を選ぶ→相手の立ち位置に立つ
順番に説明していきます。
➀自分の中で「結論」を明確にしておく
結論「何を」伝えたいのかを決めてから話し始めることが大切です。そして結論とその根拠がワンセットになっていなければなりません。また「誰に」伝えるのかによって、話すべき根拠の情報量は変わってきます。
例えば、証券会社の営業マンに「この銘柄が値上がりしますよ！」とだけ言われても、もちろんわかる（納得する）顧客はいないでしょう。そこに根拠を加えなければなりませんが、その根拠を投資経験豊富な顧客と投資初心者の顧客に話す時では、根拠の情報量を変えるべきです。株をよくわかっている顧客に一から説明したのでは話が長くなりかえって伝わりません。余計な情報を切り捨て、相手に合わせて結論とその根拠を短く伝えたいものです。
➁話しを正しい順番で組み立てる
話しの組み立て方には決まった型が有ります。今回はテンプレップ法を紹介します。
1.話のテーマ：「今日は○○について、お話しします」
2.言いたいことの数：「お伝えしたいことは全部で3つです」
3.結論：「まず一つ目にお伝えしたいことは、△△ということです」
4.根拠：「なぜなら、××だからです」
5.具体例：「例えば、・・・というデータがあります。また・・・という実例もありました」
6.もう一度、結論：「よって、△△と言えます」
「話しが長い」「途中で何の話しか分からなくなった」「要点だけ伝えてくれ」など指摘を受ける方は、話しの組み立てができていません。この順番で話しを組み立てると、わかりやすく伝わりますので試してみてください。
➂相手に合わせた表現を選ぶ
同じ言葉で伝えても、同じようには理解されないことがあります。「相手はわかっているだろう」の前提で話し始めることが、「わかりづらい！」結果を招きます。
言葉は人によって受け取り方が違うということです。「けいたいでんわ」という言葉から、スマートフォンをイメージする人もいればガラケーをイメージする人もいます。
また言葉の理解度も人によってまちまちです。先日、携帯ショップで老夫婦がスマートフォンの説明を受けていましたが、途中でご主人が怒り出しました。どうやら店員の説明が、カタカナ語が多く知らない単語ばかりで、横柄に感じたようです。若い店員にしてみれば当たり前の言葉も、ガラケーしか使ったことのない顧客にしてみたら説明不足で不親切に感じたのは当然だといえます。
相手に合わせた表現を選ぶためには、相手に関心をもつ、相手の立ち位置を理解するよう努めるなど話し手の工夫が必要です。言葉選びも、相手の理解度に合わせてわかりやすい言葉に変換することが大切です。
「話すように書くな 書くように話せ」といいます。文章なら構成を考え、主語述語を意識して書きますが、話す時はあいまいでも何となく通じているように感じます。しかし、それは錯覚です。話す時も、結論を明確に、話しの構成を整え、相手に合わせた表現を使って、話すことを心掛けなければわかりやすく伝わりません。今回は、はたしてわかりやすく伝わったでしょうか？！
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