高橋です。
私がコンサルティングをしている『営業プロセス研修』のエッセンスを、毎回お伝えしています。
今回は「ビジネスコミュニケーションにおける伝え方」というテーマでお届けします。
コミュニケーション能力を「聴く」と「伝える」に分けて考えてみます。今回は「伝える」編です。
ビジネスにおいても普段の会話でも、こんな人が周りにいらっしゃいませんか？話が長くて、要点がつかめなくて、結局なにを言いたいのか、さっぱりわからないという人。ひょっとしてそのような指摘を受けたことがある方も、いらっしゃるかもしれません。
正確に伝えるためのポイントは4つあります。
１．相手の興味・関心事であること⇒人は自分の興味・関心事でないと、話しを理解しようとしない
２．相手を意識する⇒相手の前提、知識レベル、聞取りスピードに合わせて伝えることが大切
３．言葉のあいまいさを除く⇒「あれ、それ」など抽象的ではなく、５W１Hなど具体的に伝える
４．結論から述べる⇒いきなり各論や詳細ではなく、まず全体像を伝える
『４．結論から述べる』フレームワークとして、PREP（プレップ）法があります。ご存知の方も多いと思います。このような順番で話しますので、頭文字をとってPREP法です。
１．P(Point) まず結論から述べる。「結論としては、○○となります」
２．R(Reason) 結論を導いた理由(根拠)を述べる。「その理由は△△だからです」
３．E(Example) 理由を支える具体例を述べる。「具体的な例として、□□などがあげられます」
４．P(Point) 最後にもう一度自分の主張を述べる。「以上をまとめますと、私は○○と思います」
例えば、このような伝え方です。
P 「私は、今回の企画はB案よりA案を採用すべきだと思います」
R 「なぜなら、A案は当社のターゲットである若年層を取り込む企画案になっているからです」
E 「具体的には、SNSの活用やWeb上のイベントなど若年層がアクセスしやすいからです」
P 「よってA案を採用すべきです」
この順番で相手に伝える時、話し手の頭の中はどのようになっているのでしょうか？ピラミッドストラクチャーという論理思考のフレームワークをイメージしていただくとわかりやすいです。ピラミッドストラクチャーを書き出してみると、その名の通りピラミッド型になります。最もシンプルな形は３段構成で、頂点に結論（先程の例だと、A案を採用すべき）があります。次の段にその結論を支える根拠（ターゲットである若年層の取り込みができるから）がいくつか並びます。そして各根拠を支える具体例（SNSの活用やWeb上のイベント）がその下にそれぞれいくつか並ぶ三角形の形です。
話す前に、まずこの形を頭の中に描き、それぞれ何を言うべきか探し、考えます。この形、とりわけ結論を支える根拠をしっかり相手に示せるようになると、相手の納得感が高まり正確に意図を伝えることができます。
「話がわかりやすい」と言われるようになりますし、商談においてはお客様への説得力が増しますので成果に結びつく確率が上がるでしょう。また上司から「一言で言うと？」と質問を向けられても即答することができます。ズバッと明確に答えることができれば、自ずと評価も高まります。
話す場面だけではなく、書く場面でも同じです。結論を記しその根拠を列挙することで「資料がよくまとまっている」と言われるようになります。商談の場面ではお客様から「まさに、こういう企画がやりたかった」と評価していただくプレゼンテーション資料を作成することもできます。
今回はビジネスコミュニケーションにおける「伝える」をテーマにご紹介しました。
結論を簡潔に述べること。その結論を支える根拠をいくつか提示すること。根拠として納得できる具体例を列挙すること。これらが伝えるための外してはならないポイントです。
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